La GED, dans sa définition la plus simple, regroupe toutes les techniques qui permettent de gérer les flux de documents entrants et sortants au sein de l’entreprise. La Gestion Électronique des Documents est donc un outil informatique qui favorise l’efficacité et le gain de productivité. On vous explique plus en détail ce qu’est la GED, sa définition, son fonctionnement et son intérêt.
Qu’est-ce que la GED ?
Pour mieux comprendre la GED, voyons ensemble sa définition. La Gestion Électronique des Documents
est un système informatisé mis en place au sein d’une entreprise afin de faciliter la gestion des flux documentaires. Par documents, nous entendons aussi bien les dossiers papier que les fichiers informatiques ou encore les images. Il peut s’agir de bons de commande, de factures, des fiches de paie… Autrement dit, la GED est un ensemble de procédés et d’outils qui vont permettre notamment la numérisation, la consultation, le classement ou encore l’archivage des documents qui entrent et qui sortent de l’entreprise. Son objectif est de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un document, de sa création à sa destruction, en passant par son stockage et sa diffusion.
Quel est le fonctionnement du GED ?
Comme nous l’avons vu, le principal but de la GED est de mettre en place un référentiel unique et uniformisé des documents d’une entreprise. Le plus souvent, il est intégré à un logiciel GED d’entreprise qui est disponible sous forme d’application pour smartphones ou tablettes. Celui-ci va permettre un traitement de l’ensemble des documents en version papier ou dématérialisée. Tout cela se fait en plusieurs étapes :
- L’acquisition des documents : sous forme de fichier numérique original ou de document sur support papier, qu’il faudra numériser ;
- Le classement des documents : il est basé sur l’indexation, qui consiste à décrire le document selon ses métadonnées (auteur, type, source, date…) et selon son contenu ( autrement dit le mot-clé) afin que l’exploitation soit facilitée.
- Le stockage et le partage des données : l’accès au document doit être facile et rapide. Il s’agit donc de bien définir sur quel support il sera stocké et pour quelle durée.
- La diffusion des documents électroniques : elle dépend des spécificités de chaque métier. Cela peut se faire par internet ou l’intranet de l’entreprise. Avant la diffusion, une étape de traitement et de validation des documents est obligatoire après l’analyse du contenu.
- L’archivage des documents : cela consiste à classer les documents qui ne servent plus dans les opérations courantes de l’entreprise, mais qui doivent tout de même être conservés.
Chaque entreprise, en fonction de sa taille et de ses besoins, doit trouver le logiciel le plus adapté (volume de stockage suffisant, nombre d’utilisateurs potentiels…). En fonction des logiciels, certaines tâches peuvent être entièrement automatisées pour gagner du temps dans le traitement des documents.
Quels sont les avantages de la mise en place de la GED ?
A l’heure du digital, la GED devient un incontournable pour les entreprises. Le papier étant remplacé par un support numérique, cela va faciliter l’utilisation de chaque document. La GED présente de nombreux avantages :
- Les documents électroniques sont classés et donc accessibles facilement et rapidement, ce qui est un vrai gain de temps et entraine une augmentation de la productivité ;
- Les outils de la GED permettent de s’assurer de la validité du document consulté ;
- La sécurité est renforcée grâce à la traçabilité des documents et la diminution du risque de perte par rapport à la version papier ;
- Chaque collaborateur dispose d’un accès simplifié à l’information. Cela va donc permettre une meilleure collaboration au sein de l’équipe et de l’entreprise ;
- Tous les documents de l’entreprise sont rassemblés dans un seul et unique dossier informatisé.
- Vous évitez la multiplication des documents, ce qui facilite grandement la mise à jour ;
- La GED s’inscrit dans une démarche RSE en diminuant son impact énergétique sur l’environnement. Comment ? En réduisant l’utilisation du papier et en évitant de dupliquer un fichier plusieurs fois ;
- La GED ne modifie en aucun cas les procédures de travail, mais elle assure une plus grande transparence.
Vous êtes à présent bien au clair avec la GED, de sa définition à ses avantages pour une entreprise.
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